Che cos'è il Registro delle Imprese?

Il Registro delle Imprese può essere definito secondo tre punti di vista:

      -         come istituzione giuridica

-         come ufficio pubblico

-         come insieme di libri

I.                    Nel suo significato più esteso, il Registro delle Imprese è uno strumento di pubblicità la cui missione è facilitare al pubblico certi dati importanti per il traffico commerciale sugli impresari e sulle società, la cui investigazione sarebbe difficile o impossibile senza l’istituzione del Registro. Il Registro delle Imprese è, quindi, uno strumento di pubblicità per la vita commerciale. Il Registro delle Imprese potrebbe essere definito come l’istituzione giuridica e pubblica che,  sotto la responsabilità dell’ Ufficiale del Registro delle Imprese, ha per scopo la pubblicità, attraverso il sistema di folio personale, dei soggetti iscrivibili nel medesimo e degli atti e relazioni giuridiche che corrispondono a quelli che sono suscettibili d’iscrizione, così come lo svolgimento di altre funzioni che gli sono state incaricate.

II.                 Come ufficio pubblico, il Registro delle Imprese si definirebbe come l’ufficio pubblico, situato in tutti i capoluoghi di provincia e nelle città dove il regolamento lo stabilisca, che s’ incarica di uno o vari Conservatori dei Registri Immobiliari che svolgono l’attività di Registro delle Imprese, e che dipende in maniera diretta dalla Direzione Generale dei Registri e dal Notariato del Ministero della Giustizia.

III.               Nel suo terzo significato, il Registro delle Imprese è formato da un insieme di libri, fascicoli e documenti depositati nel Registro, di responsabilità del Ufficiale Capo del Registro e rispetto ai quali può essere considerato il suo archivio naturale.

Oggetto del Registro delle Imprese

 Il Registro delle Imprese ha come oggetto l’iscrizione di:

a)      empresari singoli

b)      società mercantili

c)      società civili, qualsiasi sia il suo oggetto, sempre che tengano forma mercantile

d)      enti di credito e assicurazioni, così come enti di garanzia reciproca

e)      istituzioni d’investimenti collettivi e fondi di pensione

f)        qualsiasi persona, naturale o giuridica, se così lo dispone la Legge

g)      atti e contratti che siano stabiliti dalla Legge

Inoltre, il Registro delle Imprese svolge ulteriori funzioni, in aggiunta a quelle stabilite per Legge, come la legalizazzione dei libri degli impresari, la nomina di esperti e auditori di conti e il deposito e la pubblicità dei documenti contabili.

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Dove si trovano i Registri delle Imprese?

Il Registro delle Imprese è composto da un Registro Centrale e vari Registri con circoscrizione territoriale di loro competenza.

 I Registri delle Imprese saranno stabiliti in tutti i capoluoghi di provincia ed inoltre, nelle città di Ceuta , Melilla, Ibiza, Mahon, Puerto de Arrecife, Puerto del Rosario, Santa Cruz de la Palma, San Sebastian de la Gomera e Valverde.

 In Madrid si stabilisce inoltre il Registro delle Imprese Centrale, con carattere puramente informativo, sotto la cui responsabilità sta il Bolettino Ufficiale del Registro delle Imprese.

Registro delle Imprese nelle Isole Baleari ( Orario)

Orario

Il Registro delle Imprese rimarrà aperto al pubblico per la presentazione di documenti tutti i giorni feriali dalle nove alle quattordici e dalle sedici alle diciotto, ad eccezione del sabato, con orario solo mattutino ( articolo 21 RRM). Nelle Baleari quest’orario si stabilisce, la mattina, tra le otto e le tredici.

Nonostante, visto la notevole diminuzione di documenti presentati ad iscrizione o deposito nei Registri delle Imprese durante il mese d’agosto, per Ordine Ministeriale della Giustizia è consuetudine autorizzare che durante questo mese, il Registro delle Imprese solamente resti aperto al pubblico i giorni feriali, dalle nove alle quattoridici ( nelle Baleari tra le otto e le tredici), ad eccezione del sabato, che rimarrà chiuso.

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Che cosè il BORME (Bolletino Ufficiale dei Registri delle Imprese d'España)?

Il Registro delle Imprese con circoscrizione territoriale è obbligato a trasmettere al Registro delle Imprese Centrale, entro i tre giorni feriali seguenti a quello in cui si sia effettuata una registrazione ( o entro i tre primi giorni feriali di ogni mese, se si tratta di un deposito), i dati necessari per la pubblicazione degli stessi nel BORME ( articolo 384 RRM).

Formalmente, il BORME è una pubblicazione divisa in due sezioni:

-         Prima sezione, denominata “ impresari” che comprende i dati trasmessi attraverso il Registro delle Imprese Centrale, dai Registri territoriali relativi ai dati iscrivibili in quest’ultimi. E`diviso, a sua volta, in due parti: “Atti iscritti” e “Altri atti pubblicati dal Registro delle Imprese”

-         Seconda sezione, ossia degli “Annunci e Avvisi locali” che sono trasmessi direttamente dagli interessati ( es. Avviso di convocazione di un consiglio, accordi di fusione, etc.).

L’edizione del BORME è affidata all’Organismo autonome BOE.

Il BORME si pubblica giornalmente, ad eccezione del sabato, domenica e giorni festivi della località in cui si edita il bolletino (Madrid)

Secondo un Ordine Ministeriale del 1991, in tutti i Registri delle Imprese e nel Registro delle Imprese Centrale esistirà una raccolta del BORME a disposizione del pubblico per la sua consulta gratuita.

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Tipologia di iscrizioni

Estistono diversi tipi d’iscrizione:

-         puramente informativa, propria dei sistemi di trascrizione, giacchè si limita a copiare o archiviare i documenti presentati

-         costitutiva, necessaria affinchè il soggetto, atto o contratto si generi , si modifichi o si estingua giuridicamente

-         dichiarativa, che si contrappone alla costitutiva, nella quale l’atto o contratto esiste senza necessità d’iscrizione, anche se questa da forza ai suoi effetti giuridici

-         potestativa o volontaria, nella quale rispetto a quella obbligatoria, gli interessati possono decidere se iscrivere o no, senza che la mancata iscrizione derivi in una sanzione

-         obbligatoria, che sarà quella che comporta una penalizzazione  se non viene effettuata o per lo meno, un’eventuale responsabilità nel caso in cui non sia richiesta da colui che ha il dovere di farlo, però senza che la mancata iscrizione determini ulteriori conseguenze a parte la non produzione del effetto giuridico a questa subordinato o la non protezione inerente alla fede pubblica del registro, o la  non opposizione all’atto non iscritto.

Nel nostro sistema di registro troviamo casi d’iscrizione potestativa, obbligatoria e incluso costitutiva.

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Publicitá?

Quali sono i mezzi di pubblicità del Registro delle Imprese?

 Ci sono tre possibilità:

a)      certificazione rilasciata dal Registro, che potrà essere inerente sia alle registrazioni del Registro come ai documenti archiviati o depositati nel medesimo

b)      visura informativa, letterale o in relazione

c)      copia dei documenti archiviati o depositati nel Registro delle Imprese.

Le certificazioni si rilasceranno entro i CINQUE GIORNI dalla loro richiesta ( articolo 77,6 RRM). Le visure e le copie entro i TRE GIORNI ( articolo 78,2 RRM)

Inoltre, si potranno consultare i dati relativi al contenuto essenziale delle registrazioni attraverso il computer ( articolo 79 RRM). Gli interessati potranno accedere alla pubblicità formale del Registro delle Imprese attraverso il FLEI (Schedario Localizzatore degli Enti Iscritti), rete informatica d’informazione mercantile a cui si può accedere con internet.

Si applicheranno ai Registri delle Imprese le norme sulla pubblicità per internet contenute nella Legge Ipotecaria.

Oltre contenuto propio della pubblicità mercantile – cioè, tutto quello che risulta dai libri o dagli archivi del Registro -, il Registro delle Imprese potrà far constare nella pubblicità formale rilasciata la circonstanza che una società o ente iscritto ha depositato condizioni generali dei suoi contratti nella Sesta Sezione del Registro dei Beni Mobili ( articolo 34.3 decreto per il Registro di Vendita a rate di Beni Mobili)

Como si può ottenere pubblica informazione dal Registro delle Imprese?

Le certificazioni e visure informative si potranno richiedere ed ottenere dal personale dell’ufficio, per posta o per via informatica, con l’obbligo che siano trasmesse nella stessa maniera in cui sono state richieste.

Regolamentarmente si definirranno i requisiti per poter ottenere le certificazioni per via informatica per cui fino a quando non siano stabilite le norme correspondenti, le richieste di certificazione via internet si dovranno trasmettere per posta ( articolo 77,3 RRM)

Inoltre, si potrà consultare il contenuto dei fogli dei registri per mezzo del FLEI (Schedario Localizzatore degli Enti Iscritti), via internet.

Le certificazioni potranno essere attualizzate, a richiesta del interessato,  con altre rilasciate in seguito ( articolo 77,5 RRM)

Pubblica informazione ufficiale dei bilanci d’esercizio

Può essere resa effettiva attraverso i seguenti mezzi:

a)      certificazione rilasciata dal Registro entro i CINQUE GIORNI successivi alla richiesta

b)      copia dei documenti depositati che si rilascerà entro i TRE GIORNI dalla richiesta, con indicazione del numero dei fogli, della data in cui sono rilasciati e includendo il timbro del Registro.

La copia potrà essere rilasciata per mezzo informatico.

Richiesta via internet di Visura del Registro delle Imprese

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Vidimazione di libri, Deposito di Bilanci Annuali

VIDIMAZIONE DEI LIBRI

Chi può vidimare i propri libri nel Registro delle Imprese?

Il codice del commercio impone a tutti gli impresari l’obbligo legale di autenticare i propri libri nel Registro delle Imprese ( articolo 27).Ciononostante, quest’obbligo non è limitato a coloro che si considerino impresari, poichè la Legge del 1994 ( in concreto, la diposizione aggiuntiva settima della Legge 30/ 1994 del 24 Novembre, sulle Fondazioni e Incentivi Fiscali alla Partecipazione Privata in Attività d’Interesse Generale) estende l’obbligo a tutti i soggetti passivi dell’Imposta sulle Società, per cui, dovranno legalizzare i propri libri contabili nel Registro delle Imprese anche le Fondazioni, le Associazioni, le Cooperative, le Comunità di Beni, etc..

Inoltre, i commercianti singoli, anche se non fossero iscritti nel Registro delle Imprese ( visto che per loro l’iscrizione è potestativa) quando siano soggetti all’Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche in regime di imposta diretta, dovranno tenere la contabilità secondo le norme del Codice del Commercio, per cui dovranno sottoporre i propri libri al Registro delle Imprese ( articolo 67 Regolamento del IRPF).

Quali libri devono tenere gli impresari?

Salvo ciò stabilito nella Legge o nelle disposizioni speciali, gli impresari terranno necessariamente i seguenti libri:

-         inventario e bilancio d’esercizio

-         libro contabile

-         le società inoltre dovranno tenere un libro di verbali per ogni organo, che dovrà essere vidimato necessariamente prima del suo uso ( articolo 106 RRM)

-         le società inoltre dovranno tenere un libro azionisti ( per società anonime e per azioni) o un libro soci ( per le società di responsabilità limitata)

Dove e quando si devono autenticare i libri degli impresari?

I libri che sono obbligatori per gli impresari, così come qualsiasi altro libro che sia usato per la sua attività, si autenticheranno nel Registro delle Imprese nel suo domicilio ( articolo 27 C e 329 RRM), e dependendo del tipo, si farà seguendo queste indicazioni:

- se si presentano prima del suo uso, in qualsiasi momento

- se sono formati da fogli inquadernati dopo aver  trascritto registrazioni o annotazioni realizzate in uno qualsiasi dei  procedimenti idonei, prima che siano trascorsi QUATTRO MESI sucessivi alla data di chiusura dell’esercizio ( articolo 333 RRM)

Quando i libri sono formati dopo il suo utilizzo, dovranno essere inquadernati in maniera che non sia possibile sostituire i fogli e il primo foglio dovrà essere in bianco e i successivi numerati correlativamente e per ordine cronologico che corrisponda alle registrazioni praticate nello stesso. Gli spazi rimasti in bianco dovranno essere convenientemente annulati ( articolo 333 RRM)

In caso che la autenticazione si richieda fuori del tempo legalmente stabilito si ammetterà, pero il Registro lo farà constatare nel verbale del libro e nella registrazione che gli corrisponde nel verbale delle autenticazioni.

DEPOSITO DEI BILANCI D’ESERCIZIO

Cosa sono i bilanci d’esercizio?

La legge mercantile stabilisce che l’impresario è obbligato a realizzare bilanci d’esercizio in maniera che si possa avere una immagine fedele del patrimonio, della situazione finanziaria e del andamento dell’impresa. Quest’informazione è destinata a una serie di persone che, estranee alla gestione dell’impresa, sono interessate alla situazione della medesima per distinte ragioni ( azionisti, lavoratori, accreditori, Amministrazione.... )

Che documenti sono inclusi nel bilancio d’esercizio?

I bilanci d’esercizio son formati da:

a)      la situazione patrimoniale, che raccoglie con la dovuta divisione, i beni e diritti che costituiscono l’attivo dell’impresa, e i debiti che formano il passivo dell’impresa

Una regola fondamentale per sapere se una situazione patrimoniale è ben formulata è quella che l’attivo e il passivo sempre devono essere uguali. Ciò è così perchè ogni diritto acquisito dall’impresa genera una o più debiti di valore identico al diritto stesso, allo stesso modo in cui ogni debito contratto genera diritti dello stesso importo. Consideriamo che l’attivo è costituito da tutti i beni che l’impresa acquisisce ( per esempio, i soldi che la banca le presta, i beni che i soci apportano, il beneficio derivante della sua attività, etc) mentre che il passivo lo definiamo come la forma di finanziamento dell’impresa ( cioè, i mezzi per ottenere fondi), per cui forma parte dello stesso i prestiti ottenuti dalle banche, il capitale creato dalle apportazioni dei soci o i debiti che si hanno con i soci a causa di benefici non distribuiti. Cioè, ogni voce dell’attivo ha una sua controvoce nel passivo, per cui sempre devono essere parificati.

b)      il conto profitti e perdite, che con uguale divisione, include le entrate e le uscite dell’esercizio e dalla loro differenza, il risultato dello stesso

 A differenza della situazione patrimoniale, che è una espressione globale del patrimonio di una impresa, il conto profitti e perdite riflette i movimenti contabili dell’esercizio.

c)      la memoria, che completerà, estenderà e commenterà l’informazione contenuta nei due documenti precedenti.

In alcuni casi insieme al bilancio d’esercizio anche se non è parte dello stesso si deve presentare una relazione  sulla gestione, che raccoglierà una spiegazione fedele dello sviluppo dell’attività e della situazione della società e informerà sia di avvenimenti importanti per la società che sono avvenuti dopo la chiusura dell’esercizio sia del prevedibile sviluppo della società che ne deriva.

Tipologia di bilanci d’esercizio

 I bilanci d’esercizio possono essere presentati in due modi:

a)      abbreviato ( per quelle società che non sono obbligate a un bilancio normale perchè non necessitano di verifica con relazione di revisione)

Potranno presentare bilancio abbreviato le società che durante due esercizi consecutivi non superino, alla data di chiusura di ognuno di essi, almeno due dei tre seguenti limiti :

-         attivo di 395 milioni di peseta

-    cifra annua di attività di 790 milioni di peseta

-    50 impiegati in media durante l’esercizio

Inoltre, potranno presentare il conto profitti e perdite abbreviato le società che durante due esercizi consecutivi non superino, alla data di chiusura di ognuno di essi, almeno due dei tre seguenti limiti:

-         attivo di 1580 millioni di peseta

-         cifra annuale d’attività di 3160 milioni di peseta

-         250 impiegati in media durante l’esercizio

b)      normalizzato, che è la regola generale per le società che non presentano bilanci in forma abbreviata.

Dovranno presentare i suoi bilanci in questo modo i gruppi d’impresa, le società che per suo volume superirino i limiti sopra segnalati, così come a causa della sua attività, come quelle che sono quotate in borsa, enti finanziari, le assicurazioni, ect.

Chi e quando si devono presentare i bilanci d’esercizio?

Secondo il codice del Commerio, tutti gli impresari sono obbligati a presentare bilanci d’esercizio della loro impresa alla chiusura dell’esercizio stesso.

Nel caso di una società saranno i suoi amministratori che la presenteranno  nel periodo massimo di tre mesi  a partire della chiusura dell’esercizio. Tenendo presente che la chiusura normalmente è il 31 dicembre ( salvo i casi stipulati espressamente negli Statuti per le società anonime o in caso di fusione, etc.) la data limite abituale sarà il 31 marzo.

Allo stesso obbligo  sono sottoposti i liquidatori rispetto allo stato annuale del bilancio di liquidazione ( articolo RRM)

Dove e quando si depositano i bilanci d’esercizio?

Si presentano nel Registro delle Imprese che corrisponde secondo il domicilio sociale dell’impresa che lo deposita. Eccezionalmente, se ci sono ragioni di carattere urgente o necessario, si potranno presentare i bilanci nel Registro delle Imprese o nella Conservatoria del distretto in cui sono stati concessi affinchè siano trasmessi al Registro delle Imprese competente, per mezzo del telefax o mezzo simile, i dati necessari per la realizzazione in questi della registrazione correspondente, come stabilito negli articoli 46 e successivi del RM.

I bilanci dovranno essere presentati entro il mese successivo alla sua approvazione da parte dell’assemblea generale. Ciò significa che se l’approvazione del bilancio da parte dell’assemblea generale si realizza nell’ultimo giorno legale ( normalmente il 30 Giugno) i bilanci si potranno depositare  fino al 30 Luglio incluso,a meno che non sia festivo, nel qual caso si possono depositare nel primo giorno feriale successivo.

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REGISTRO  DELLE          IMPRESSE

Richiesta via internet di Visura del Registro delle Imprese